«ЗАТВЕРДЖЕНО»
Протокол № 2 загальних зборів учасників
Громадської організації
КООРДИНАЦІЙНО-ПРАВОЗАХИСНА ГРУПА «ЗАСЛОН»
15 серпня 2017 року
СТАНДАРТ
оформлення юридичних документів
Цільова категорія: фахівці КООРДИНАЦІЙНО-ПРАВОЗАХИСНОЇ ГРУПИ «ЗАСЛОН».
Ситуація: написання юридичних документів (за вимогою клієнта) фахівцями цієї громадської організації.
Мета стандарту: забезпечити умови для правильної підготовки та грамотного написання юридичних документів фахівцями КПГ «ЗАСЛОН».
Загальне бачення: ділова допомога клієнту у написанні юридичних документів.
ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ПРО ЮРИДИЧНІ ДОКУМЕНТИ:
Юридичний документ - офіційний письмовий документ, який тягне за собою певні юридичні наслідки, створює певні юридичні стани і спрямований на регулювання окремих відносин.
Обов’язковими елементами юридичного документу є ті без яких юридичний документ втрачає свою юридичну силу, тобто перестає нести виникнення, зміну та припинення прав та обов’язків у суб’єктів яких він стосується. Наприклад, до обов’язкових елементів в договорах відноситься: дата, номер, предмет, сторони, права та обов’язки сторін, відповідальність, ціна, термін виконання, реквізити та підписи сторін.
Факультативні елементи юридичного документу це ті які не впливають на юридичну силу документу вони використовують або зазначаються за бажанням сторін. Наприклад, до факультативних елементів в договорах відноситься: форс-мажорні обставини, уточнюючи умови виконання тощо.
Етапами підготовки юридичного документа є:
1) Визначення адресата документа.
2) Визначення загальної структури документа, систематизація матеріалу й аргументів по відповідним розділам.
3) Написання тексту документа.
4) Прогнозування й аналіз можливих наслідків.
5) Редагування матеріалу.
Адресат документа – це всі особи які коли-небудь будуть з ним знайомитися.
Особливості адресата визначають: стиль документа, використану лексику. Важливо також визначити відношення адресата - дружнє/вороже, його освітній рівень і життєвий досвід, а також з якою метою буде використаний документ.
КОМПЛЕКС ДІЙ ПО СКЛАДАННЮ ЮРИДИЧНОГО ДОКУМЕНТА: Необхідною умовою успішної підготовки юридичного документа є збір усіх фактів, які стосуються справи.
Які факти відносяться до справи, визначають за допомогою шести простих питань: хто? що? де? коли? чому? як?
Відповідь на питання «хто?» дає уявлення про адресата та інші особи, яких може стосуватися документ.
Відповідь на питання «що?» стосується «предметів», про які повинна йти мова в документі (наприклад, майно т.д.).
Питання «де?» залежить від типу документа (наприклад, при укладенні договору важливе значення можуть мати дані про місцезнаходження товару).
Питання «коли?»припускає визначення часу вступу документа в силу (наприклад, з конкретної дати, з настання певного юридичного факту і т.д.).
Питання «чому?» включає як мету (цілі) документа, так і наміри сторони, яка відповідає за створення цього документа.
Відповідь на питання «як?» повинна прояснити механізм досягнення очікуваних результатів.
Перш ніж скласти текст юридичного документу необхідно систематизувати, організувати матеріал і підготувати загальну структуру документа на підставі отриманої інформації. Це дозволить уникнути ненавмисних пропусків і забезпечити логічну послідовність викладу. При цьому повинні бути також забезпечений не тільки логічний зв'язок між розділами документа, але і логічний розвиток думки в кожному розділі.
При складанні тексту юридичного документу слід дотримуватися ясності і домагатися стислості викладу.
При написанні документа важливо дотримуватись відповідної тональності.
Прогнозування й аналіз можливих наслідків юридичного документа вимагає ще раз звернути увагу на адресатів документа та зібрані факти, варіюючи їх один за одним.
Думкою осягнути операції або події, щоб переконатися:
1) чи має документ юридичну дію;
2) чи досконалий документ із огляду на матеріальні та процесуальні права, етичні норми;
3) чи дотримана внутрішня послідовність з огляду на сутність документа.
Також необхідно перевірити організацію документа, щоб переконатися в його логічній побудові, мові документа огляду на точність, тональність і стислість.
Редагування матеріалу юридичного документу:
1) Уважно прочитати написаний текст.
2) Переглянути, як розташований матеріал, як виглядає документ у цілому.
3) Кілька разів перечитати його для виявлення і виправлення помилок, допущених на різних етапах процесу підготовки.
Робота з готовими юридичними документами:
1) Уважно прочитати юридичний документ із початку і до кінця.
2) Визначити вид юридичного документа.
3) Знайти, якими нормативно-правовими актами регулюються вимоги, пропоновані до даного виду юридичних документів (якщо такі є).
4) Перевірити форму і реквізити юридичного документа.
5) Перевірити, чи всі елементи структури документа присутні.
6) Перевірити зміст юридичного документа.
7) Перевірити терміни, використані в юридичному документа, юридичні конструкції.
8) Ще раз уважно прочитати юридичний документ від початку до кінця.
ВИДИ ОКРЕМИХ ЮРИДИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ:
АКТ
АКТ СЛУЖБОВОГО РОЗСЛІДУВАННЯ
АНКЕТА КАНДИДАТА НА ПОСАДУ
ДОВІДКА
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
ІНСТРУКЦІЯ З ОХОРОНИ ПРАЦІ
НАКАЗ ПО ПІДПРИЄМСТВУ
НАКАЗ ПРО ПРОВЕДЕННЯ СЛУЖБОВОГО РОЗСЛІДУВАННЯ
ПОЛОЖЕННЯ ПРО СТРУКТУРНИЙ ПІДРОЗДІЛ ПІДПРИЄМСТВА
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ ПРАЦІВНИКА ПІДПРИЄМСТВА
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА
Вимоги до окремих юридичних документів:
АКТ
Акт – документ, складений декількома особами, що підтверджує встановлені факти або події.
Акти складають при ревізії підприємства або окремих посадових осіб, при виявленні дефектів, недостачі, при передаванні-прийманні справ, при проведенні випробувань нових виробів і зразків, при прийомі закінчених об'єктів, при обстеженні, здаванні документів на знищення, на списання господарського інвентарю, устаткування, інструментів, при нещасних випадках тощо.
Акти по матеріальних, фінансових та інших важливих питаннях затверджує керівник підприємства.
Комерційні акти, що встановлюють факти ушкодження, псування або недостачі вантажу чи інших порушень правил транспортування, складають на типографському бланку-зразку, заповнюють без виправлень,підчищень, закреслень. Завіряють такі акти підписами двох сторін.
Реквізити акта:
- назва виду документа (А К Т – подвійна розрядка);
- дата, індекс; - місце складання;
- заголовок до тексту; - гриф затвердження;
- текст;
- позначка про наявність додатка;
- позначка про контроль;
- позначка про виконання й направлення його у справу.
Текст акта складають із двох частин: вступної та констатуючої.
Вступну частину будують за схемою:
Підстава:
Складений комісією в складі:
Голова:
Члени комісії:
Були присутні:
При перерахуванні осіб, які беруть участь в упорядкуванні акта, вказують посади, ініціали, прізвища.
Якщо акт складений комісією, то першим указують голову комісії, його посаду, ініціали й прізвище. Прізвища членів комісії розташовують за абеткою, нумерують арабськими цифрами.
У констатуючій частині викладають мету, завдання, сутність і характер проведеної роботи, фіксують установлені факти.
У тексті повинні бути відомості про кількість екземплярів акта й куди вони спрямовані.
Дата акта повинна відповідати дню факту або події, що фіксується.
Після упорядкування акта комісія повинна ознайомити з його змістом осіб, згаданих в акті, під розписку.
АКТ СЛУЖБОВОГО РОЗСЛІДУВАННЯ
За результатами службового розслідування члени комісії, призначеної наказом про проведення службового розслідування (дивись - НАКАЗ ПРО ПРОВЕДЕННЯ СЛУЖБОВОГО РОЗСЛІДУВАННЯ) складають акт, який має відповідати загальним вимогам до такого роду документів (дивись - АКТ).
В цьому акті повинно бути зазначено:
- предмет службового розслідування, факти і суть звинувачень або підозри, які стали підставою для проведення службового розслідування;
- прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, освіта, термін роботи на підприємстві і перебування на відповідній посаді особи, стосовно якої проведено службове розслідування;
- види заохочень та дисциплінарні стягнення, які раніше застосовувались до особи стосовно якої проводиться службове розслідування;
- заяви, клопотання, пояснення та зауваження особи стосовно якої проводиться службове розслідування, обґрунтована інформація про їх відхилення чи задоволення;
- висновки службового розслідування; - обставини, що пом’якшують або обтяжують відповідальність особи стосовно якої проводиться службове розслідування;
- причини та умови, що призвели до порушення, вжиті або запропоновані заходи для їх усунення чи обставини, що знімають з особи безпідставні обвинувачення або підозру;
- обґрунтовані пропозиції щодо усунення виявлених порушень та притягнення у разі необхідності винних осіб до відповідальності згідно з чинним законодавством України.
Члени комісії мають право викласти свою окрему думку, про що до акта додається відповідний документ.
Акт службового розслідування підписується членами комісії та подається на розгляд керівника підприємства, який призначив службове розслідування, в одному примірнику. Перед поданням на розгляд з актом службового розслідування ознайомлюється працівник, стосовно якого проводилося розслідування.
На вимогу голови або членів комісії чи працівника, стосовно якого проводилося розслідування, акт повинен розглядатися в їх присутності. За результатами розгляду керівник підприємства приймає в десятиденний термін відповідне рішення, з яким ознайомлюється працівник. За матеріалами службового розслідування працівник може бути притягнутий до відповідальності згідно з чинним законодавством України. Рішення за результатами службового розслідування може бути оскаржено працівником згідно з чинним законодавством України.
Акт службового розслідування разом з відповідними документами, які до нього додаються, зберігається на підприємстві.
АНКЕТА КАНДИДАТА НА ПОСАДУ
Підбираючи на роботу нового співробітника слід шукати людину в якій би одночасно поєднувалися дві основні якості: порядність і професіоналізм.
Одним з найперших і найбільш важливих в інформаційному плані документів про кандидата є його анкета.
Грамотно підготовлена анкета є основним інструментом для успішного та швидкого проведення перевірочних заходів, за допомогою яких можна виявити ретельно приховувані прибулою на співбесіду особою факти з її біографії, трудової діяльності, а також отримати інформацію про професійну придатність кандидата до вакантної посади, риси його характеру, коло зв'язків тощо.
Перед проведенням співбесіди слід запропонувати кандидату власноруч заповнити вдома анкету та прибути у вказані день та час, маючи при собі оригінали всіх потрібних документів. Власноруч заповнена кандидатом анкета буде містити зразок його почерку і підпису. На ній обов'язково повинна бути фотографія кандидата, за якою можна ідентифікувати його особу.
Перевірка викладеної в анкеті інформації повинна розпочатися з моменту прибуття кандидата на співбесіду.
В подальшому співбесіду доцільно вести з використанням заповненої кандидатом анкети і представлених ним оригіналів документів, задаючи питання і звіряючи відповіді на них з інформацією, що міститься в даних матеріалах.
У бланку анкети повинні бути наступні графи: місяць/рік прийому на роботу і звільнення, повне найменування підприємства, посада, адреса і телефон, причина звільнення (стаття КЗпП України). Ці данні зіставляються з записами в трудовій книжці кандидата.
Непрямою ознакою наявності у кандидата судимостей є наявність розривів між місцями попередньої і подальшої робіт.
Важливо з’ясувати, чи дійсно кандидат звільняється з колишніх місць роботи «за власним бажанням» або «за згодою сторін». Ці фрази умовні. З такими формулюваннями звільняють і злодюжок, і скандалістів, і зрадників. Щоб у подальшому отримати об'єктивну інформацію, необхідно чітко знати найменування підприємств, їх адреси і телефони.
Ознакою приховування кандидатом свого «темного минулого» є запис в анкеті: «адреса та телефон вказати не можу, оскільки підприємство ліквідоване», або інший привід неподання зазначених відомостей.
В процесі співбесіди доцільно з'ясувати у кандидата ПІБ керівників (безпосередніх начальників) усіх підприємств, на яких він раніше працював. Слід проконтролювати, щоб в анкеті їм були вказані ПІБ, посади, контактні телефони не менш, як трьох осіб, які можуть дати характеристику кандидату (вони не повинні бути його родичами або друзями). В подальшому необхідно зателефонувати, а іноді і зустрітися з перерахованими вище особами та з їх допомогою отримати об’єктивну характеристику кандидата.
У практиці мають місце випадки, коли людина, працюючи на одному підприємстві, і відчуваючи якусь незадоволеність, конфіденційно шукає нове місце роботи. Щоб не нашкодити кандидату, в анкеті має бути графа: «Чи обізнаний керівник підприємства, на якому Ви працюєте, про Ваше рішення звільнитися?». Адже дзвінок на підприємство може коштувати кандидату місця роботи і буде неетично якщо його при цьому не візьмуть на нове.
Під час співбесіди слід уточнити, чи є кандидат (чи був раніше) засновником, інвестором, директором яких-небудь підприємств або суб'єктом підприємницької діяльності (найменування, дати реєстрації/ліквідації, причини ліквідації, вид діяльності). Поцікавитись, чи має він непогашені борги або кредити. Важливість даних питань обумовлена тим, що, можна взяти на роботу людину, за якою тягнеться «шлейф» різних проблем (в тому числі, з правоохоронними органами).
Окремо в анкеті має бути передбачене питання про наявність у кандидата «зв'язків, контактів у фірмах аналогічного профілю діяльності». Це необхідно щоб під час співбесіди встановити в кандидата можливу наявність зв'язків в конкурентному середовищі.
Доцільно внести до анкети питання про професійні навички, досвід керівної роботи (особливо, якщо вакантна посада відноситься до категорії керівних), вміння працювати на комп'ютері, наявність водійського посвідчення (категорія), стаж роботи, знання іноземних мов, стан здоров'я (наявність хронічних захворювань), ставлення до відряджень, до понаднормової роботи і додаткового навчання, до вживання алкоголю та наркотиків, наявність судимостей у кандидата або його родичів.
Слід також поставити питання, чим захоплюється кандидат у вільний час. Запропонувати йому об'єктивно перерахувати ті його якості, які можуть зацікавити потенційного роботодавця, а також відповісти на запитання: «які якості він цінує в людях». Відповіді на ці питання є критеріями для складання соціально-психологічного портрета особистості.
Обов'язковим атрибутом анкети повинна бути інформація про близьких родичів кандидата (батько, мати, брати, сестри, чоловік/дружина, повнолітні діти). У цьому розділі він має вказати ПІБ зазначених осіб, дату і місце народження, місце роботи і посаду, домашні адреси та номери телефонів. Ніхто ж не бажає прийняти на роботу людину чия дружина працює в фірмі його конкурента або чоловік якої є відомим представником кримінальної середовища.
Можна використати в анкеті також питання про сукупний фінансовий дохід сім'ї.
Практичний досвід свідчить про те, що недоцільно приймати на роботу осіб, які вказали в анкеті неправдиву інформацію про себе, раніше засуджених за шахрайство, розкрадання, незаконне поводження з наркотичними речовинами і зброєю, які страждають на алкоголізм, відмовилися давати відповідь на будь-яке з питань, перерахованих в анкеті, надали підроблені документи, конфліктних, брехливих і балакучих, звільнених з попереднього місця роботи за різні порушення тощо.
ДОВІДКА
Довідка – це документ, що містить опис та підтвердження фактів і подій.
Довідки бувають двох видів:
- службового характеру;
- особистого характеру.
Довідка службового характеру видається за запитом вищестоящих організацій, а також сторонніх установ і організацій (органи суду, слідства, прокуратури, державного нагляду тощо). Така довідка оформляється на бланку і має наступні реквізити:
- найменування організації;
- найменування виду документа (довідка);
- дата та місце складення;
- адресат;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис.
Такі довідки завіряють печаткою. Текст такої довідки може складатися з декількох розділів, пунктів. У нього включають посилання на період часу, до якого відносяться включаються до довідку дані, а також посилання на документи, що послужили підставою для складання довідки. На відміну від доповідних записок текст довідки містить тільки перелік якихось фактів або виклад історії питання.
Довідки особистого характеру, як правило, видаються працівникам організацій для підтвердження факту їх роботи, зарплати, трудового стажу тощо.
Довідка особистого характеру повинна мати такі реквізити:
- найменування організації;
- найменування виду документа;
- реєстраційний номер;
- дата;
- текст;
- підпис;
- печатка.
Текст довідки особистого характеру слід починати з прізвища, імені та по батькові працівника (у називному відмінку).
Довідку особистого характеру підписує посадова особа (секретар, інспектор служби кадрів), підпис засвідчується печаткою.
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
Доповідна записка - документ, адресований керівнику іншого структурного підрозділу, керівникові даної або вищестоящої установи і який містить докладний виклад будь-якого питання з висновками та пропозиціями особи, що склала доповідну записку.
Доповідна записка складається як з особистої ініціативи автора (посадової особи), так і за вказівкою (письмовою або усною) керівника.
За змістом доповідні записки поділяються на:
- ініціативні;
- інформаційні;
- звітні.
Ініціативна доповідна записка складається з метою спонукати особу, якій вона адресована прийняти певне рішення, тому в тексті записки не тільки викладаються якісь факти, але й містяться конкретні пропозиції, рекомендації або висновки.
Інформаційна доповідна записка складається регулярно і містить інформацію про деталі або методи виконання роботи.
Звітні доповідні записки інформують про завершення роботи, її етапи, виконання вказівок, розпоряджень тощо. Оформлення доповідної записки залежить від її адресата. Якщо доповідна записка адресована керівникові організації, вона вважається внутрішньою, якщо вона спрямовується за межі організації, наприклад, у вищестоящу організацію, то зовнішньою. Зовнішні доповідні записки оформляються на бланку, внутрішні - на звичайному аркуші паперу.
Зовнішня доповідна записка повинна містити:
- найменування організації;
- назва виду документа (доповідна записка);
- дату;
- індекс;
- місце складання;
- адресат;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис керівника організації;
- прізвище виконавця;
- номер його телефону. Внутрішня доповідна записка включає:
- найменування структурного підрозділу;
- найменування виду документа (доповідна записка);
- дату;
- адресат;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис.
Підписує внутрішню доповідну записку особа яка її склала (із зазначенням посади, ініціалів, прізвища).
Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, що розкриває її зміст.
Текст доповідної записки складається з вступної та заключної частин. У першій викладають факти, події, що послужили підставою для створення документа, можливо, аналіз виниклої ситуації. У другій містяться висновки і пропозиції автора записки, конкретні заходи, які необхідно вжити.
Резолюція керівника, який розглянув внутрішню доповідну записку, є підставою для прийняття якихось рішень або проведення заходів.
ІНСТРУКЦІЯ З ОХОРОНИ ПРАЦІ
Інструкції з охорони праці поділяються на типові (для робочих основних професій галузі) і місцеві, діючі в масштабах підприємства.
Типові інструкції є основою для місцевих інструкцій, що розробляються адміністрацією підприємства або безпосереднім керівником робіт разом з профспілковим комітетом, узгоджуються з відділом охорони праці і затверджуються власником підприємства. Типові інструкції звичайно переглядають один раз у п'ять років, а місцеві – один раз у три роки, а також у разі потреби, наприклад, після аварії, нещасного випадку, при зміні правил, норм, обладнання і т. п.
Місцеві інструкції можуть бути загальними по підприємству (наприклад, на спеціальні види робіт – вогневі, газонебезпечні, земляні, із застосування захисних засобів і т. п.), загальноцеховими й інструкціями з робочих місць.
Особливим видом загальноцехової інструкції є аварійна інструкція або план ліквідації аварії. В ній описуються можливі випадки і місця виникнення аварій, заходи для їх ліквідації в початковій стадії, дії кожного інженерно-технічного працівника і робітника, шляхи евакуації людей.
Інструкціям, розроблювальним і затверджуваним на підприємствах, привласнюють порядкові номери службами охорони праці цих підприємств. У назві інструкції коротко вказується для якої професії або виду робіт вона призначена. Включенню в інструкції підлягають загальні положення з охорони праці, а також організаційні й технічні вимоги безпеки. Вимоги інструкцій викладаються відповідно до послідовності технологічного процесу ті з урахуванням умов, в яких виконується даний вид робіт.
Інструкції повинні містити такі розділи:
1) загальні положення;
2) вимоги безпеки перед початком роботи;
3) вимоги безпеки під час виконання роботи;
4) вимоги безпеки по закінченні роботи;
5) вимоги безпеки в аварійних ситуаціях.
При необхідності в інструкції дозволяється включати й інші розділи.
Розділ «Загальні положення» повинен містити:
1) дані про застосування інструкції;
2) загальні дані про об'єкт розробки;
3) умови і порядок допуску працівників до самостійній роботі з професії або до виконання відповідного виду робіт;
4) вимоги правил внутрішнього трудового розпорядку, що відносяться до питань охорони праці для даного виду робіт або професії, а також дані про специфічні особливості організації праці й технологічних процесів і про коло трудових обов'язків працівників даної професії;
5) характеристику основних небезпечних і шкідливих виробничих факторів для даної професії чи виду робіт, особливості їхнього впливу на працівника;
6) перелік видів спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, що підлягають видачі працівникам даної професії або виду робіт відповідно до діючих норм, з посиланням на стандарти або технічні умови на них;
7) вимоги санітарних норм і правил особистої гігієни, що повинні дотримуватись працівники при виконанні робіт.
Розділ «Вимоги безпеки перед початком роботи» повинен містити:
1) порядок прийому зміни у разі безперервної роботи виробничого устаткування або технічного процесу;
2) порядок підготовки робочого місця, засобів індивідуального захисту;
3) порядок перевірки справності устаткування, інструмента, захисних засобів;
4) порядок перевірки наявності й стану вихідних матеріалів;
5) порядок повідомлення роботодавця про виявлені несправності устаткування, інструмента, засобів захисту і т. п.
Розділ «Вимоги безпеки під час роботи» повинен містити:
1) дані про безпечну організацію праці, прийоми й методи безпечного виконання робіт, правила використання технологічного устаткування, пристроїв і інструментів, а також застереження про можливі небезпечні, неправильні методи й прийоми праці, які заборонено застосовувати;
2) правила безпечного поводження з вихідними матеріалами, готовою продукцією, допоміжними матеріалами й відходами виробництва, що становлять небезпеку для працівників;
3) правила безпечної експлуатації внутрішньоцехових транспортних і вантажопідйомних засобів, механізмів, тари;
4) вимоги безпеки при вантажно-розвантажувальних роботах і транспортуванні вантажів;
5) вказівки про порядок додержання робочого місця в безпечному стані;
6) можливі види небезпечних відхилень від нормального режиму роботи устаткування і технологічного регламенту, способи їхнього усунення;
7) вимоги щодо використання засобів індивідуального й колективного захисту від шкідливих і небезпечних виробничих факторів;
8) умови, при яких робота повинна бути припинена;
9) вимоги із забезпечення пожежо- і вибухобезпечності;
10) порядок повідомлення роботодавця про нещасні випадки або раптові захворювання; факти порушення технологічного процесу, виявлені несправності устаткування, засобів захисту та про інші небезпечні й шкідливі виробничі фактори, що загрожують життю і здоров'ю працівників.
Розділ «Вимоги безпеки по закінченні роботи» повинен містити:
1) порядок безпечного відключення, зупинки, розбирання, очищення і змащення устаткування, пристроїв, а при безперервному процесі – порядок передачі їх черговій зміні;
2) порядок здачі робочого місця; 3) порядок збирання відходів виробництва;
4) вимоги санітарних норм і правил особистої гігієни, яких повинен дотримуватись працівник після закінчення роботи;
5) порядок повідомлення роботодавця про всі недоліки, виявлені в процесі роботи.
Розділ «Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях» повинен містити:
1) дані про ознаки можливих аварійних ситуацій, характерних причинах аварій;
2) дані про засоби й дії, спрямовані на запобігання можливих аварій;
3) порядок дій, особисті обов'язки власника і працюючого, правила проведення робіт при виникненні аварії відповідно до плану її ліквідації, у тому числі у разі її виникнення під час здачі–прийому зміни при безперервній роботі;
4) порядок повідомлення роботодавця про аварії та ситуації, що можуть до них призвести;
5) дані про порядок застосування засобів протиаварійного захисту і сигналізації;
6) порядок дій з надання долікарської допомоги потерпілим під час аварії.
При викладенні тексту інструкції потрібно керуватися такими правилами:
1) текст інструкції має бути коротким, зрозумілим і не допускати різних тлумачень;
2) інструкція не повинна містити посилань на нормативні акти, вимоги яких враховуються при її розробці. При необхідності ці вимоги наводяться дослівно.
Розробка чи перегляд інструкцій, що діють на підприємстві, здійснюються безпосередніми керівниками робіт, які відповідають за своєчасне виконання цієї роботи.
Здійснення контролю за своєчасною розробкою нових і відповідністю діючих на підприємстві інструкцій покладається власником підприємства на службу охорони праці.
Інструкція з охорони праці, що діє на підприємстві, вводиться в дію з дня її затвердження, якщо інше не передбачено наказом по підприємству.
Перегляд інструкцій, що діють на підприємстві, проводиться в терміни, передбачені державними нормативними актами з охорони праці, на підставі яких вони розроблені, але не рідше одного разу в 5 років, а для професій або видів робіт з підвищеною небезпекою – не рідше одного разу в 3 роки.
НАКАЗ ПО ПІДПРИЄМСТВУ
Наказ по підприємству - це основний документ, що забезпечує розпорядчу діяльність підприємства.
За змістом накази поділяють на три основні групи:
1) Накази з основної діяльності (з основних питань);
2) Накази з адміністративно-господарських питань;
3) Накази з кадрових питань (особового складу).
Накази з основної діяльності видають з питань утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності підприємств або їх структурних підрозділів, постійно діючих і тимчасових колегіальних органів і комісій тощо. Накази з основної діяльності видаються на виконання розпорядчих документів (постанов, рішень, доручень, наказів, розпоряджень) та директивних листів організацій вищого рівня або за ініціативою керівника підприємства чи підлеглих структурних підрозділів.
Накази з адміністративно-господарських питань на підприємстві видають у тому разі, коли зазначені питання потребують правового регулювання. Ці накази найчастіше видають із таких адміністративно-господарських питань, як то організації та проведення будь-яких заходів на підприємстві або за участю працівників цього підприємства, наприклад, наказ про проведення річної інвентаризації; наказ про організацію курсів підвищення кваліфікації працівників підприємства тощо. Підставами для видання наказів з адміністративно-господарських питань на підприємстві здебільшого є внутрішні службові документи, насамперед службові та доповідні записки.
До наказів з кадрових питань належать накази про прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу); звільнення (припинення трудового договору); зміну біографічних даних (прізвища, імені) тощо. Підставами для видання наказів з кадрових питань (особового складу) можуть бути як службові документи підприємства, так і особові документи працівників залежно від різновиду наказу. Обов’язковою, але не завжди основною підставою для видання більшості видів наказів з особового складу є заява працівника, подана на ім’я керівника підприємства.
Обов’язковими реквізитами будь-якого наказу є:
1) найменування підприємства – зазначається відповідно до установчих документів;
2) назва виду документа – у нашому випадку – наказ;
3) дата складання – зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік;
4) реєстраційний індекс (номер) – порядковий номер, який може бути доповнений індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про виконавця тощо;
5) заголовок документа. Цей реквізит повинен відповідати на запитання: «Про що видається наказ?». Наприклад: «Про призначення комісії для проведення службового розслідування»;
6) текст наказу. Наказ повинен містити інформацію, заради якої видавався, викладатися стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів і вживання слів та оборотів, які не несуть смислового навантаження. Наказ оформляють у вигляді суцільного складного тексту або розбивають на декілька пунктів, якщо частини тексту мають різні смислові навантаження або наказ містить декілька рішень тощо. У цьому випадку пункти нумерують арабськими цифрами. Текст наказу може складатися із двох частин: описової (тобто опису обставин, що послужили підставою для видання наказу) і розпорядчої, яка містить власне розпорядження про те, що треба зробити: «Призначити...», «Провести...», «Присвоїти...» тощо. Наказ може мати додатки, тоді про це необхідно у ньому зазначити. А сам додаток повинен мати відповідні позначки з посиланням на реквізити наказу;
7) підпис. Цей реквізит складається з найменування посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка підписала наказ.
НАКАЗ ПРО ПРОВЕДЕННЯ СЛУЖБОВОГО РОЗСЛІДУВАННЯ
Рішення щодо проведення службового розслідування приймається керівником підприємства. Відповідним наказом по підприємству (дивись - НАКАЗ ПО ПІДПРИЄМСТВУ) щодо проведення службового розслідування визначається голова комісії з проведення службового розслідування, інші члени комісії, мета і дата початку та закінчення службового розслідування. У разі потреби до проведення службового розслідування можуть залучатися вчені, працівники державних органів та інші особи.
Підстави для проведення службових розслідувань:
- у разі невиконання або неналежного виконання працівниками посадових обов’язків, перевищення своїх повноважень, що призвело заподіяння значної матеріальної чи моральної шкоду підприємству, громадянинові, державі;
- у разі недодержання працівниками законодавства України;
- на вимогу працівника з метою зняття безпідставних, н