Функціонування управлінської структури організації потребує проектування робіт, завдяки якому відбувається специфікація робіт, формуються посадові інструкції та виокремлюються кваліфікаційні характеристики робітників.

Процес проектування починається з аналізу робіт, в процесі якого визначаються зміст робіт (конкретні задачі та види діяльності, які мають виконуватися в її межах); вимоги до роботи (освіта, досвід, стаж роботи, здібності, наявність необхідних документів – ліцензій, сертифікатів, свідоцтв тощо), середовище діяльності (умови праці, ступінь відповідальності, характер контролю з боку керівника, можливість припустимої помилки тощо).

На основі проектування робіт виявляється обсяг роботи (кількість, характер операцій або завдань задач, які виконуються одним працівником), змістовність роботи (ступінь впливу працівника на роботу або на її середовище, можливість самостійно планувати виконання роботи, приймати рішення, визначати умови праці), встановлення міжособистих зв’язків між виконавцем роботи та іншими співробітниками.

Ефективність проектування визначається надійністю процесу делегування повноважень. Це процес передачі керівником частини своєї роботи та повноважень підлеглому, який приймає на себе відповідальність за її виконання. Необхідність делегування повноважень є наслідком обмеженості об’єктивних можливостей масштабу управління та суб’єктивних здібностей керівника, що породжує необхідність спеціалізації в управлінні.

Елементами делегування повноважень є:

– передавання повноважень (надання підлеглому права приймати рішення);

– прийняття відповідальності (обов’язок підлеглого виконувати певну роботу та відповідати за її результати);

– підзвітність (вимога до підлеглого інформувати про наслідки своїх дій безпосередньому керівнику).

Існують три типи повноважень, що передаються підлеглим:

лінійні – це повноваження, які безпосередньо передаються підлеглому від начальника і далі іншим підлеглим по прямому ланцюгу команд. Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів управління в організації;

штабні (апаратні, адміністративні) повноваження – це повноваження, які передаються особам, які здійснюють консультативні, дорадчі, обслуговуючі функції щодо лінійних керівників. Повноваження штабного керівника пов’язані з експертизою, підготовкою рекомендацій, підтримкою лінійних керівників;

функціональні – це повноваження, що визначають межі компетенції керівників щодо визначення та контролю окремих видів діяльності певних підрозділів організації. Ці повноваження можуть порушувати принцип єдиноначальності, оскільки діяльність підлеглих може визначатися одразу двома керівниками – лінійним та функціональним, що часто спричиняє конфлікти між ними та потребує особливих механізмів узгодженості.