Посада – це штатна одиниця підприємства, первинний елемент у структурі управління ним, що характеризується сукупністю прав і обов’язків та відповідальністю робітника, виконуваними ним трудовими функціями, межами компетенції, правовим положенням.

Згідно КЗпП України, працівник повинен виконувати доручену йому роботу особисто і не має права передоручати її виконання іншій особі, за винятком випадків, передбачених законодавством.

Персональне юридичне закріплення посади робить її носія посадовою особою. Посадова особа має право здійснювати в межах компетенції владні дії, що призводять до правових наслідків (видавати й затверджувати або реєструвати правові акти, підписувати грошові документи тощо). Оскільки більшість таких дій оформляється у вигляді документів, межі участі в їх підготовки та реалізації визначають обсяг прав посадових осіб:

1) можливість розпоряджатися людськими, матеріальними та інформаційними ресурсами виражається правом підпису посадовою особою відповідних документів; 2) можливість сприяти або перешкоджати тим або іншим діям – має право візувати документ, який підписується або затверджується керівництвом; 

3) можливість пропонувати власні варіанти дій і оцінювати пропозиції інших – має право брати участь у розробці документа;

4) можливість посадової особи перевіряти, як реалізуються відображені в документі рішення, – в наданні їй права контролю над ними.

Функції посади повинні відповідати середнім здібностям і можливостям людини, бути різноманітними, потрібними, чітко сформульованими, органічно поєднуватися з функціями інших робітників, дозволяти робітнику планувати свої дії, давати можливість самовираження. Бажано мати критерії і кількісні показники реалізації кожної функції, причому визначені з однаковою точністю. У результаті:

1) полегшується підбір, оцінка, цільова підготовка, перепідготовка і спеціалізація персоналу; 

2) спрощується визначення норм його чисельності, меж відповідальності; 

3) спрощується планування робіт і розподілення задач; 

4) прискорюється проходження інформації; 

5) швидше виявляються порушення та помилки; 

6) підвищується трудова дисципліна; 

7) полегшується мотивація, забезпечується більш справедлива винагорода.

Будь-яка посада має своє найменування, яке відображає зміст і характер роботи, виконуваної особою, що її займає. Це найменування складається з базового елементу й додаткових відомостей про сферу діяльності, її зміст, місце і час здійснення. Наприклад, «інженер-електромеханік». Якщо ж базове найменування вичерпує весь зміст функцій, то використовується тільки воно – «юрисконсульт».

Кожна посада є носієм певних повноважень, тобто сукупності офіційно наданих прав і обов’язків самостійно приймати рішення, віддавати розпорядження і здійснювати ті чи інші дії в інтересах підприємства.