Документ (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, доказ) –

складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення.

Згідно Закону України «Про інформацію» документи розподіляються на первинні (містять в собі вихідну інформацію) і вторинні (як результат аналітично-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів).

В залежності від способу фіксації інформації та матеріалу, який використовується для цього документи класифікуються на такі види:

1) письмові (рукописні і друковані документи);

2) графічні (креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани тощо);

3) фотодокументи (фотографії);

4) кінодокументи (художні, документальні, аматорські кінострічки);

5) аудіо документи (магнітофонні касети, відеокасети);

6) електронні документи (електронні носії інформації).

По типу авторства документи поділяються на офіційні та особисті.

По достовірності документи поділяються на оригінали та копії.

 Аналіз документів - прийоми документального контролю достовірності, доцільності, ефективності господарських операцій, відповідності їх законодавчим і нормативно - правовим актам.

Основні методи аналізу документів, це традиційні і формалізовані методи.

Традиційні методи складають основу аналізу документів і мають на меті розуміння документу, його інтерпретацію та фіксацію «витягнутих» з нього відомостей.

Інтерпретація здійснюється як порівняння змісту документу з певними критеріями, що співвідносяться з ним.

Основу формалізованого методу складає контент-аналіз.

Контент-аналіз — якісно-кількісний метод вивчення документів, який характеризується об'єктивністю висновків і строгістю процедури та полягає у квантифікаційній обробці тексту з подальшою інтерпретацією результатів. Він потребує вивчення великого масиву однотипних документів по визначеним параметрам.

Квантифікація ( англ. Quantification)– кількісне вираження якісних ознак.

Документ в обов’язковому порядку потрібно перевірити наскільки він достовірний.

Існують загальновідомі напрями перевірки документу на достовірність.

Перше - вивчення його «зовнішніх» даних, яке полягає в тому, що документ розглядається з точки зору відповідності прийнятим стандартам оформлення. Тобто слід перевірити, чи містить цей документ необхідні реквізити (чи є на нім відповідні підписи, печатка, вихідний і вхідний номери, дата складання тощо). Крім того, бажано запитати (якщо це не завадить) у тих осіб, чиї підписи стоять на документі, складали вони його чи ні. Дізнатися, чи зареєстрований цей документ, наприклад, в журналі для реєстрації (якщо він кудись прямував або звідкись отриманий) і так далі.

Другий напрям аналізу документів - вивчення їх змісту.

При вивченні змісту документів потрібно:

- розрізняти опис подій і їх інтерпретацію (факти і думки);

- визначати, якими джерелами інформації користувався той, хто складав документ;

- визначати, якою є інформація, яка міститься в документі (первинною або вторинною);

- виявити наміри, якими керувалася особа, що складала документ;

- враховувати, як могла вплинути на якість документу обстановка, в якій він створювався.

Важливо також, при нагоді, порівняти зміст досліджуваних документів з інформацією, отриманою з інших джерел.

Далі застосовується той же підхід, але використовується при цьому і хронологічний принцип розгляду документів. Тобто документи розглядаються з урахуванням часу їх створення. При цьому документи перевіряють у такому порядку, в якому вони були згруповані, наприклад, при бухгалтерській обробці і зброшуровані в папки за звітними періодами.

Систематизований спосіб угруповання дає можливість виявити недоліки при дослідженні однорідних документів за весь період контрольований. Цей спосіб дає можливість більш глибоко вивчити окремі операції і процеси.

Ще одним способом перевірки документів є хронологічно-систематизований, який полягає в тому, що в хронологічній послідовності перевіряються всі документи пов’язані з однорідними господарськими операціями пов’язаними між собою.

Способами контролю операцій, відображених у документах є:

              Формальна перевірка передбачає перевірку дотримання діючих форм, послідовності, повноти і правильності заповнення реквізитів документів, дотримання порядкової нумерації і наявності відповідних підписів;

              Арифметична перевірка включає перевірку правильності підрахунку підсумків та інших арифметичних дій при оформленні та обробці документів за операціями з грошовими коштами;

              Графологічна експертиза спрямована на виявлення підробок в документі;

              Логічна перевірка спрямована на встановлення об’єктивної можливості операції, відображеної в документі;

              Нормативно-правова перевірка документів встановлює відповідність здійсненої операції діючим вимогам (нормам, лімітами і т.д.);

              Взаємна звірка полягає у вивченні достовірності операцій шляхом зіставлення документів і записів у облікових регістрах, що відносяться до одних і тих же взаємопов'язаним операціям;

              Зустрічна перевірка спрямована на встановлення достовірності операцій шляхом зіставлення документів підприємства і його ділових партнерів.

В якості допоміжного засобу використовують прийоми контролю: суцільний, вибірковий і комбінований.