Інвентаризація - це спосіб перевірки відповідності об'єктів обліку в натурі даним бухгалтерського обліку і підтвердження правильності та достовірності бухгалтерського обліку та звітності.
Проводиться інвентаризація шляхом перевірки в натурі наявності майна (господарських засобів) підприємства через описування, перерахунок, зважування, вимір і оцінку їх залишків та порівняння одержаних результатів з даними бухгалтерського обліку. Це дозволяє встановити розбіжність між даними обліку і фактичною наявністю засобів.
Основними завданнями інвентаризації є:
- виявлення фактичної наявності господарських засобів, зокрема матеріальних цінностей в натурі;
- встановлення надлишку або нестачі цінностей і їх регулювання та відображення в обліку;
- виявлення товарно-матеріальних цінностей, які втратили свою первісну якість, застаріли і не використовуються;
- перевірка дотримання умов і порядку зберігання господарських засобів;
- перевірка достовірності і реальності вартості зарахованих на баланс активів і пасивів підприємства.
Інвентаризації підлягають основні засоби, нематеріальні активи, товарно-матеріальні цінності, грошові кошти, документи та розрахунки.
За повнотою охоплення перевіркою засобів, коштів і розрахунків інвентаризацію поділяють на повну і часткову.
Повна інвентаризація передбачає суцільну перевірку всіх засобів та активів підприємства. Часткова інвентаризація охоплює визначену частину засобів і активів, наприклад, наявність грошей у касі, готової продукції на складі, незавершеного виробництва тощо. Повна інвентаризація дає широку інформацію, проте не завжди доцільна через свою трудомісткість.
Залежно від характеру поділяють інвентаризацію на планову і позапланову (раптову). Планова інвентаризація здійснюється за раніше складеним планом відповідно до розробленого і затвердженого графіка її проведення (наприклад, перед складанням річного звіту). Позапланова інвентаризація проводиться за розпорядженням керівника підприємства, за вимогою слідчих або контролюючих органів, ревізії і при зміні матеріально-відповідальних осіб. Найбільш ефективними є раптові часткові інвентаризації, оскільки вони підвищують відповідальність матеріально-відповідальних осіб у своєчасному оприбуткуванні і списанні матеріальних цінностей, правильності їх зберігання, запобігають зловживанням.